善用金字塔原理，寫出有邏輯的文章。（圖片來源：Adobestock）
文字傳達的目的
目前為止我們已經認識了各種清理大腦及整理想法的方法，並且養成定期清理與整理的習慣後，接下來就輪到瞭解「如何表達想法」的方法了。想法終究還是要透過「語言」和「文字」來傳達。即便腦中有許多閃閃發亮的想法，但如果無法向其他人說明，也發揮不了作用。自我對話也是一樣，我們透過語言和自己對話，當想法被正確且有效地表達出來時，才算是完成。
我經常為了寫作坐在書桌前面，看著一閃一閃的游標，腦中卻一片空白，有時候就這樣過了好幾個小時。直到某一時刻，才突然體驗到手指會自動打字的魔法。當然，我的人生中並沒有太多次這種機會，就連專業作家也說寫作不容易。
更何況在日常生活中經歷到寫作困難的人，並不是只有專業作家。為了報考學校必須做出個人檔案的學生；在職場上必須撰寫企劃書、報告書等無數文書的上班族；想要創立新公司的創業者，有很多人都必須在短時間內寫出有效的文章。那麼，專業作家進行的寫作和不是作家的人進行的寫作有什麼不一樣呢？
寫作可分為兩大類：文學寫作和實用寫作。
文學寫作包含詩、小說、戲曲、隨筆等，實用寫作包含報導、專欄、評論、社論、報導資料、企劃書等。二者最重要的差異點是，文學寫作沒有邏輯也沒關係，但實用寫作如果沒有邏輯，文章的價值就會降低。
文學寫作是根據讀者的感受喚起各式各樣的情感，但是大部分的實用寫作是要向某人傳達明確的訊息；文學寫作是如果不是天生會寫，就會有侷限性，而實用寫作是只要努力任何人都可以寫得一樣好。
很多有寫作問題的人，都是在必須寫實用性文章的情況下，因為想要發揮文學寫作能力而產生困難。也就是要撰寫報告時，會認為使用精妙優美的文字才是好文章。在實用寫作上，好文章果真是由精妙優美的文字所組成的藝術性文章嗎？我相信，必定有人是以藝術的方式寫出有邏輯的文章，但是我們現在需要的能力是，寫出考慮到閱讀對象的「有邏輯的文章」。
畢竟實用寫作的主要目的是在於溝通。整理得一目瞭然的單頁報告書，比三十頁長篇大論的報告書還要好。用白話文寫成的文章比充滿艱澀專業用語的報告，更容易說服讀者。像這樣以寫作的目的為基礎來做分類的話，可分成「為了表達我而寫的文章」和「為了和對方溝通而寫的文章」。
這裡我聚焦的部分是「為了和對方溝通而寫的文章」。
寫作如同金字塔
麥肯錫第一位女性顧問芭芭拉．明托(Barbara Minto)的著作《金字塔原理》(The Minto Pyramid Principle)中，她推薦採用金字塔原理來寫文。所謂的金字塔原理，即在建構文章時「由上而下」針對一個主題來撰寫文章，這麼一來，就可以寫出有邏輯的內容，並且不會偏離主題。
金字塔原理的寫作範例
（采實文化提供）
透過垂直思考連結主題。垂直思考是藉由對主題拋出疑問找出有邏輯的答案。這個方法可以將六何法代入疑問後進行活用。還有，它可以藉由演繹推理、歸納推理，針對某個主題做出有邏輯的應對。此方法可以應用於所有文書上，還可以分成報告書、企劃書、計畫書等等。
像這樣用金字塔原理來建構文章，就可以將個人想要說的主張、目的放在頂端。而且因為是由相應的意見所組成，所以不管讀者是否同意作者的主張，都可以明確地知道主張的內容。不僅將邏輯樹用於尋找問題和解決對策，還將它用於扮演建構文章基本骨架的角色。
撰寫文章之前，必須先判斷我想寫的文章是，為了感動某人而寫的文學性文章，還是具有明確目的的實用性文章。接著依照同樣的思路，判斷這是為了表達我而寫的文章，還是為了和對方溝通而寫，然後試著以文章的主張為中心，用金字塔原則撰寫出來。這麼做之後，你將感覺到和盲目地撰寫文章時不一樣的文字流動。
本文整理、節錄自金炅祿《讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣：扔掉不必要的思緒，簡化整理每天的工作與生活》一書，文章僅代表作者個人立場和觀點。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
