善用金字塔原理，写出有逻辑的文章。（图片来源：Adobestock）
文字传达的目的
目前为止我们已经认识了各种清理大脑及整理想法的方法，并且养成定期清理与整理的习惯后，接下来就轮到了解“如何表达想法”的方法了。想法终究还是要透过“语言”和“文字”来传达。即便脑中有许多闪闪发亮的想法，但如果无法向其他人说明，也发挥不了作用。自我对话也是一样，我们透过语言和自己对话，当想法被正确且有效地表达出来时，才算是完成。
我经常为了写作坐在书桌前面，看着一闪一闪的光标，脑中却一片空白，有时候就这样过了好几个小时。直到某一时刻，才突然体验到手指会自动打字的魔法。当然，我的人生中并没有太多次这种机会，就连专业作家也说写作不容易。
更何况在日常生活中经历到写作困难的人，并不是只有专业作家。为了报考学校必须做出个人档案的学生；在职场上必须撰写企划书、报告书等无数文书的上班族；想要创立新公司的创业者，有很多人都必须在短时间内写出有效的文章。那么，专业作家进行的写作和不是作家的人进行的写作有什么不一样呢？
写作可分为两大类：文学写作和实用写作。
文学写作包含诗、小说、戏曲、随笔等，实用写作包含报导、专栏、评论、社论、报导资料、企划书等。二者最重要的差异点是，文学写作没有逻辑也没关系，但实用写作如果没有逻辑，文章的价值就会降低。
文学写作是根据读者的感受唤起各式各样的情感，但是大部分的实用写作是要向某人传达明确的讯息；文学写作是如果不是天生会写，就会有局限性，而实用写作是只要努力任何人都可以写得一样好。
很多有写作问题的人，都是在必须写实用性文章的情况下，因为想要发挥文学写作能力而产生困难。也就是要撰写报告时，会认为使用精妙优美的文字才是好文章。在实用写作上，好文章果真是由精妙优美的文字所组成的艺术性文章吗？我相信，必定有人是以艺术的方式写出有逻辑的文章，但是我们现在需要的能力是，写出考虑到阅读对象的“有逻辑的文章”。
毕竟实用写作的主要目的是在于沟通。整理得一目了然的单页报告书，比三十页长篇大论的报告书还要好。用白话文写成的文章比充满艰涩专业用语的报告，更容易说服读者。像这样以写作的目的为基础来做分类的话，可分成“为了表达我而写的文章”和“为了和对方沟通而写的文章”。
这里我聚焦的部分是“为了和对方沟通而写的文章”。
写作如同金字塔
麦肯锡第一位女性顾问芭芭拉．明托(Barbara Minto)的著作《金字塔原理》(The Minto Pyramid Principle)中，她推荐采用金字塔原理来写文。所谓的金字塔原理，即在建构文章时“由上而下”针对一个主题来撰写文章，这么一来，就可以写出有逻辑的内容，并且不会偏离主题。
金字塔原理的写作范例
（采实文化提供）
透过垂直思考连结主题。垂直思考是借由对主题抛出疑问找出有逻辑的答案。这个方法可以将六何法代入疑问后进行活用。还有，它可以借由演绎推理、归纳推理，针对某个主题做出有逻辑的应对。此方法可以应用于所有文书上，还可以分成报告书、企划书、计划书等等。
像这样用金字塔原理来建构文章，就可以将个人想要说的主张、目的放在顶端。而且因为是由相应的意见所组成，所以不管读者是否同意作者的主张，都可以明确地知道主张的内容。不仅将逻辑树用于寻找问题和解决对策，还将它用于扮演建构文章基本骨架的角色。
撰写文章之前，必须先判断我想写的文章是，为了感动某人而写的文学性文章，还是具有明确目的的实用性文章。接着依照同样的思路，判断这是为了表达我而写的文章，还是为了和对方沟通而写，然后试着以文章的主张为中心，用金字塔原则撰写出来。这么做之后，你将感觉到和盲目地撰写文章时不一样的文字流动。
本文整理、节录自金炅禄《让思绪清晰、工作有条理的大脑整理习惯：扔掉不必要的思绪，简化整理每天的工作与生活》一书，文章仅代表作者个人立场和观点。由采实文化授权转载，欲阅读完整作品，欢迎参考原书。
