想提高工作效率 可嘗試處理多重任務(組圖)


武漢肺炎 工作 效率 專注
想提高工作效率,可嘗試處理多重任務。(圖片來源:Adobestock)

武漢肺炎疫情持續延燒下,許多人開始採取在家工作的模式。由於邊工作,可能還要兼顧小孩和家裡大小事,因此必須同時執行多重任務。

研究顯示,若一個人要在同時間處理好幾項任務,常會無法專注、效率打折扣。但對於在家工作的人而言,這樣的情況已經難以避免。尤其對職業父母來說,要在工作、照顧小孩和做家務間求平衡,更是常見的情況。

●是否行得通 要看工作內容

同時間要進行多重任務,大多時候不適合,但在某些情況下,同時執行多項工作還可行的,重點就在於,工作內容是什麼。

例如要力求精確的工作,就必須非常專注,這時若同時處理幾個任務,不免分心,效率大受影響;但假如某項工作內容的刺激性不足,讓人難以全心投入,導致工作效率不彰時,也許就要試著做點別的事來刺激效率。

例如工作時,有些人會習慣關閉電子郵件通知功能,控制自己看電郵的時間,避免分心。但即使如此,每小時還是可能查看好幾次電郵。這主要是因為覺得工作沒效率,所以會希望切換別的事情來尋求新鮮感、調整情緒。從這角度看,同時執行多重任務,反而可提升效率。

而需要極度精準專注,與刺激性不足是兩種極端的工作性質。大多數工作介於兩大極端之間,一方面難度可以讓大腦保持活動來迎接挑戰,另一方面,若挑戰性沒有大到需要全神貫注,就運用多重任務同時執行的做事方法,工作效率也不會打折扣。

如果想有效同時處理多重任務,可採取以下步驟:

1、製作待辦工作清單

將每天、每星期、每月的待辦事項清單製作出來,藉此追蹤日常的短期任務以及更長的生活目標,這種方式是高生產力人士的常見訣竅。能每天製作簡短而有趣的工作清單,就能為每個工作分配適當時間。

對職業父母來說,要在工作、照顧小孩和做家務間求平衡,是常見的情況。
對職業父母來說,要在工作、照顧小孩和做家務間求平衡,是常見的情況。(圖片來源:Adobestock)

人們通常會低估完成任務所需的時間,可完成的工作量則常常高估。假如完成的工作超過清單,便會讓人覺得很有成就感,若沒有完成所有待辦工作,也不打緊。

2、為每一任務安排時間

每個任務通常會有適合暫停的時間點,例如寫論文,只要完成開頭簡介,便是暫停的好時機。但如果任務沒有這類暫停的好時機,那最好藉助普遍流行的「番茄工作法」,設定好時間,每工作25分鐘就休息5分鐘。

若採用「番茄工作法」,那為了提高專注力,最好關閉所有提示音,例如電子郵件或社群媒體的訊息提示音,都會讓人分心。

3、與他人協調工作時間表

很多人在家工作時,必須與家人共用同一工作空間。所以為自己打造時間表之外,也要與家人協調,以免彼此干擾。例如家有幼兒的人,就必須分配好時間,輪流照顧孩子。

●忙碌和有效率 別混為一談

很多工作一天內會開很多會、看似忙得團團轉,卻不表示做了很多重要的事。就算照著長串工作待辦清單一一完成任務,也不一定會逐步實現目標,所以只有在可提高效率的前提下,才能同時處理多重任務。

當然,同時執行數種任務,看似效率較高,但假如無法確實完成其中一種,那就等於沒有效率。所以想實施多重任務並行的人,應該要慎選適合並行處理的任務,並為每個任務分配適量時間,這樣才會有效率。

責任編輯:皇輔

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